Przy wyborze odpowiedniego dla nas szkolenia zastanawiamy się zawsze nad kilkoma istotnymi czynnikami. Oprócz tematyki oraz zagadnień, których dotyczy kurs, jednym z podstawowych kryteriów wyboru jest bez wątpienia także formuła szkolenia. Biorąc pod uwagę ten aspekt, wyróżniamy dwa rodzaje szkoleń: szkolenia otwarte oraz szkolenia zamknięte. I tutaj pojawia się zasadnicze pytanie. Jaka jest właściwie różnica pomiędzy tymi dwiema formułami? Jakie szkolenie powinniśmy wybrać, które będzie dla nas lepsze? Dla kogo przeznaczone są szkolenia otwarte, a kto z kolei więcej korzyści wyniesie ze szkoleń zamkniętych? Różnic jest wiele, a każde z tych szkoleń jest tak naprawdę nieco inne i skierowane do innych grup docelowych.
Główną cechą różnicującą te dwa typy jest dostępność szkolenia. Szkolenia otwarte są bowiem szkoleniami powszechnymi, ogólnodostępnymi, w których mogą wziąć udział przedstawiciele różnych branż, różnych firm z różnych regionów. Oferta takiego szkolenia kierowana jest do osób, które potrzebują uzupełnienia bądź poszerzenia wiedzy w konkretnym temacie, którego dotyczy kurs. Dla przykładu, jeśli mamy do czynienia ze szkoleniem zatytułowanym „Komunikacja biznesowa po angielsku”, może w nim wziąć udział zarówno przedstawiciel branży farmaceutycznej, który pragnie rozszerzyć swoje kontakty biznesowe na rynkach zagranicznych, jak i pracownik sekretariatu, który jest zmuszony do prowadzenia rozmów z zagranicznymi kontrahentami firmy, a nawet stolarz pragnący „wyjść” ze swoim produktem poza granice kraju. Może to być również szkolenie w zakresie strategicznego zarządzania firmą, w którym – podobnie jak w poprzednim przykładzie – mogą wziąć udział reprezentanci zupełnie odmiennych branż. Uczestnicy szkoleń mogą pochodzić z zupełnie różnych regionów i – jak widać na przedstawionych powyżej przykładach – być zatrudnieni w zupełnie różnych sektorach. Szkolenie otwarte odnosi się więc zazwyczaj do bardziej ogólnych, powszechnych zagadnień, które mogą dotyczyć wielu różnych osób. Z kolei szkolenia zamknięte organizowane są dla wybranej, konkretnej firmy i projektowane w taki sposób, by odpowiadały w stu procentach jej aktualnej sytuacji, potrzebom oraz specyficznym oczekiwaniom. Szkolenie takie dotyczy konkretnego zagadnienia, może to być na przykład kurs obsługi specjalistycznego oprogramowania, które zamierzy wdrożyć dana firma. Chcąc przeszkolić swoje kadry, może ona przeprowadzić tego rodzaju szkolenie, na którym każdy z pracowników szczegółowo zapozna się z funkcjonowaniem nowych technologii wprowadzanych w firmie. Może to być również szkolenie z rachunkowości dla menedżerów dostosowane do specyfiki danej firmy pod kątem prowadzonej przez niej działalności. Szkolenie takie jest więc skierowane do konkretnej grupy, dotyczy konkretnej tematyki oraz wybranego, bardziej szczegółowego problemu, który ściśle odnosi się do każdego z poszczególnych uczestników kursu. Jak widać, dostępność jest więc podstawowym czynnikiem różnicującym te dwie formuły szkolenia. Szkolenia otwarte są ogólnodostępne, skierowane do dużo szerszego grona odbiorców, z kolei szkolenia zamknięte nastawione są w dużej mierze na konkretną firmę, korporację bądź organizację, która powierza organizatorom przeprowadzenie szkolenia w oparciu o diagnozę jej indywidualnych potrzeb.
Kolejną z podstawowych różnic pomiędzy szkoleniami otwartymi, a zamkniętymi, która została nakreślona już w powyższych przykładach jest specyfika zagadnień poruszanych na szkoleniu. Szkolenia otwarte oscylują wokół bardziej ogólnych tematów, podstawowych zagadnień i nieco uproszczonych kwestii. Szkolenia takie przeznaczone są w dużej mierze dla kadr, które po raz pierwszy stykają się z danym tematem, bądź nie mają zbyt rozległej wiedzy w danej dziedzinie. Są to najczęściej kwestie mniej specjalistyczne, a szkolenia takie charakteryzują się większą różnorodnością tematów. W przypadku szkoleń zamkniętych tematyka jest nieco bardziej zawężona. Informacje przekazywane na tego rodzaju szkoleniach są bardziej specjalistyczne i bardziej szczegółowe, przygotowane pod kątem konkretnej grupy.
Następne rozbieżności między omawianymi szkoleniami dotyczą zasad ich organizacji. Szkolenia otwarte związane są z konkretnymi zagadnieniami, określonym odgórnie terminem i miejscem ustalonym wcześniej przez organizatora kursu oraz prowadzeniem szkolenia przez wyznaczonego trenera. W przypadku szkoleń zamkniętych mamy natomiast do czynienia z bardziej elastycznymi ramami. Ponieważ szkolenie takie projektowane jest dla konkretnego klienta, może on uczestniczyć w ustalaniu szczegółów dotyczących kursu, takich jak jego miejsce i czas. Przed tego rodzaju szkoleniem często przeprowadzana jest również analiza potrzeb danej firmy. Organizator indywidualnie dopasowuje szkolenie pod kątem konkretnych zagadnień związanych z obecną sytuacją w firmie, problemów, które w niej zaistniały, itp.
Również inną formę przybiera każde z dwóch rodzajów szkoleń, inny jest też ich przebieg. Szkolenia otwarte w dużej mierze oparte są na wymianie doświadczeń pomiędzy kursantami. Między nieznającymi się wcześniej osobami nawiązuje się zupełnie inna relacja, różne interakcje zachodzą w tego typu grupie. Uczestnicy szkoleń otwartych mają w większości przypadków mniej zahamowań, są bardziej otwarci i mniej zdystansowani wobec pozostałych kursantów. Ponadto szkolenia otwarte stwarzają uczestnikom możliwość nawiązania nowych kontaktów. Na tego rodzaju szkoleniach możemy rozwijać swoją asertywność, kreatywność, a także doskonalić umiejętności interpersonalne. Jeśli mówimy o szkoleniach zamkniętych, w ich przypadku sytuacja jest nieco inna. Często wystąpienie publiczne przed znanymi nam osobami wbrew pozorom wzbudza więcej zahamowań. Ponieważ boimy się krytyki i nieprzychylnej oceny, często wycofujemy się na bierną pozycję słuchacza i ograniczamy jedynie do przyswajania przedstawianych nam na szkoleniu zagadnień, rezygnując z aktywnego uczestnictwa w kursie.
Ostatnim już czynnikiem różnicującym szkolenia otwarte i zamknięte jest ich cena. Jeśli firma zamierza przeszkolić w danym temacie wyłącznie jednego, bądź też dwóch pracowników, bez wątpienia poniesie ona dużo niższe koszty wysyłając swoich podwładnych na szkolenie otwarte. Ze szkoleń zamkniętych warto skorzystać jednak w przypadku, kiedy chcemy przeszkolić większą grupę pracowników. Będzie to wówczas dużo bardziej opłacalne, gdyż ilość osób biorących udział w szkoleniu nie będzie miała wpływu na jego ostateczną cenę. Tak więc im większą liczbę pracowników zdecydujemy się przeszkolić, tym koszty związane z organizacją szkolenia będą tak naprawdę niższe.
Podsumowując wszystkie powyższe kwestie, dochodzimy do wniosku, że każdy z powyżej omówionych rodzajów szkoleń ma zarówno swoje wady, jak i zalety. Każde z nich jest inne i każde z nich przeznaczone jest dla innego odbiorcy. Decyzję o wyborze właściwej formuły musimy więc podjąć bardzo rozważnie – w zależności od tego, jaką tematyką jesteśmy zainteresowani, poruszenia jakiego rodzaju zagadnień oczekujemy na szkoleniu, ile osób chcemy przeszkolić oraz jaki budżet planujemy przeznaczyć na konkretne szkolenie, a przede wszystkim biorąc pod uwagę, jakie są zakładane przez nas cele szkolenia. Dokonując szczegółowej analizy powyższych kwestii będziemy pewni, że wybrane przez nas szkolenie spełni nasze oczekiwania i przyniesie pożądany skutek.